UNIDAD 2

SOFTWARE DE APLICACIÓN

2.1. Procesadores de palabras. 

2.1.1. Definición. 

2.1.2. Creación, edición, impresión y manipulación.

2.2. Hojas de cálculo. 

2.2.1. Definición. 

2.2.2. Creación, edición, impresión y manipulación. 

2.3. Programa para diseño de presentaciones. 

2.3.1. Definición.

2.3.2 Creación, edición, impresión y manipulación. 

2.4. Manejadores de bases de datos.

2.4.1. Definición. 

2.4.1.Creación, manipulación e Impresión

En esta segunda unidad donde hablaremos sobre el software de aplicación, que en nuestra  vida cotidiana las utilizamos en el momento de hacer tareas, escribir cartas, hacer folletos, manejar la contabilidad, tener en orden los nombres de nuestros compañeros, entre muchas otras cosas más que nos sirven y que utilizamos con mucha frecuencia

El más utilizado es WORD, este es un software que nos brinda muchas funciones con mayor facilidad, nos permite tener la creatividad de decorar alguna carta, una portada para la tarea, cambiar el tipo de texto, agregar imágenes, entre muchas cosas más, nos enfocaremos más en conocer las características que tiene en el momento de usarlo, los elementos  que lo conforman, para no utilizar los más comunes, nos permitirá explorar un poco más de lo que ya sabemos y aprender lo que no sabemos.

 Un programa de software que se nos facilita para manejar números es la HOJA DE CÁLCULO, este nos sirve de mucha de utilidad cuando manejamos sistemas  contables, nos permite ordenar de manera detallada todo aquello que queramos en orden, por ejemplo tener por orden alfabético los nombre de nuestros compañeros, realizar tablas decorativos, así mismo podemos llevar a cabo las mercancías que ocurren dentro de una empresa. Otra ventaja que tiene Excel es que nos permite hacer gráficas, saber el costo total de productos vendidos, entre muchas cosas más, que explicaremos con detalle las características que nos  ofrece este tipo de software.

Otro muy utilizado para realizar nuestras exposiciones es POWER POINT,

Podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt. Muchas veces queremos realizar presentaciones animadas, power point nos permite tener la creatividad de hacerlo, con movimientos, transacciones que  impactan en el momento de tener una presentación en cualquier lugar, incluso se puede realizar presentaciones para dedicar a las personas queridas, para eso es importante conocer todos los elementos que tiene para tener una presentación satisfactoria que más adelante se retomara.

Para finalizar se encuentra el programa software de ACCESS, que nos permite  mantener la  información y hacer que esté disponible en el momento requerido que se desee,  esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene  hasta que el usuario decida eliminarla., su uso es de mucha importancia para tener almacena una información en orden.

2.1 PROCESADOR DE PALABRAS  (WORD)

2.1.1. Definición

Microsoft Word es un procesador que sirve como editor de texto ofimático muy popular, que permitir crear documentos sencillos o profesionales. Word se puede encontrar dentro del paquete Microsoft office de la empresa Microsoft, pero de igual manera la podemos obtener de manera individual.

Microsoft Word posee herramientas ortográficas, sinónimos, gráficos etc.                                            

Básicamente, un procesador de texto, es un programa que nos permite escribir, y luego realizar todas las modificaciones necesarias para poderlo imprimir.

Características principales

·         Es un procesador de texto, lo cual lo hace mejor que un editor de texto.

·         contempla otras características tales como márgenes, tamaño y formato de la hoja, numeración de página, encabezado y pie de página.

·         Puedes aplicar distintas fuentes a lo largo del documento, e incluso efectos a las fuentes, tales como negrillas, cursiva, subrayado, color a las letras, etc. 

·         Posee un corrector ortográfico y de sintaxis. 

·         Puedes insertar imágenes en cualquier parte del documento, lo que se conoce como autoedición. 

·          Puedes realizar documentos en columnas, tipo periódico, folletos, trípticos

·         Existe una opción de tablas, que facilita el hacer cuadros tabulares, formatos, formularios, etc. 

·         puedes combinar correspondencia, es decir, haces una carta y puedes suministrarle a Word una lista de personas y él mismo se encarga de generar una carta para cada persona, con el mismo texto. 

·         Y además tiene una vista preliminar que te da una idea de cómo va a quedar impreso

Elementos que lo integran

• Botón office

Según la aplicación en la que se encuentre activo permite visualizar  las operaciones de control del programa, en caso de MS Word contiene las operaciones comunes como, abrir, guardar, guardar como, imprimir  entre otras.

• Barra de herramientas de acceso rápido

Es la barra que contiene las opciones más comunes o las más usadas, la Cual como su nombre lo indica permiten acceder de forma rápida a la ejecución  de las acciones que se encuentre dentro de ella.

• Barra  de título 

 Como su  nombre lo indica permite visualizar el título el cual está compuesto por dos títulos que corresponden al el nombre del programa  y nombre del documento que se encuentre abierto.

• Banda de opciones    

Esta banda remplazo a la barra de menú de las versiones anteriores a MS OFFICE, pero cum ple con su misma tarea, la cual es proporcionar el acceso a todas las acciones aplicables para la aplicación de office que se encuentre activa,  agrupada por operaciones y de visualmente intuitivo

• Barra de desplazamiento

Esta barra permite desplazarnos a través del documento y visualizar la hoja u hojas que lo componen.

• Barra de estado

Esta opción permite en el caso de Word visualizar  estados tales como página actual, palabras, idiomas.

• Vista del documento

Permite establecer la forma en que se visualiza el documento, dentro de sus opciones encontramos  vista  de impresión, lectura de pantalla completa, diseño web, esquema y borrador.

• Zoom    

Esta opción actúa como  lupa y permite acercar la hoja o alejar la hoja para su visualización

Elementos

Ventanas mas utilizadas en word

• Guardar y Guardar como

Ambas opciones realizan la misma tarea, es decir la de guardar un documento, pero lo hacen de diferente manera según la necesidad del usuario.

"Guardar": Se utiliza para volver a guardar un documento que fue abierto ya sea que fue modificado o no en su contenido

"Guardar como":

Si el documento es nuevo (no tiene nombre todavía), permite colocarle un nombre y darle una ubicación deseada antes de guardarlo.

Si el documento ya tiene nombre, podemos cambiarlo como así también su ubicación o destino.

• Configurar página

Esta opción contiene los elementos necesarios para determinar las características de la página a utilizar.

• Tamaño                                                                                                                        

Permite seleccionar el tamaño de la hoja en la que se hará la impresión , se debe indicar el formato de dicha hoja, es decir si es A4, oficio, carta o tamaño personal cuando se desea trabajar con un papel que no es Standard ( se coloca el ancho y el largo de dicha hoja).

• Márgenes                                                                                                

Cada tamaño de papel viene con márgenes propuestos o predeterminados por Word, pero se pueden modificar según la necesidad del trabajo.

• Orientación

La hoja se puede usar en forma "vertical" u "horizontal" según la necesidad de espacio que se requiera. Se debe tener en cuenta que en las impresoras siempre ingresa el papel en forma vertical pero pueden imprimir en forma horizontal o apaisada.

• Vista Preliminar

Permite visualizar el trabajo mostrándolo exactamente como saldrá impreso teniendo en cuenta el tamaño de papel, los márgenes y la orientación seleccionados.

Esta opción es muy útil y permite corregir errores o hacer cambios a último momento antes de imprimir posibilitando el ahorro de papel y tinta en caso de modificaciones.

Siempre conviene de tanto en tanto hacer una vista preliminar o vista previa para controlar el desarrollo del trabajo.

• Imprimir

En esta opción se pueden especificar todos los parámetros necesarios para hacer una buena impresión.

Ellos son:

Tipo de impresora

Numero de las páginas a imprimir.

Cantidad de copias que se quieren hacer de cada página.

Con respecto a la numeración de las páginas Word tiene una forma para indicar cuales son las páginas que se desea imprimir.

• Seleccionar

Significa indicarle a Word que parte de un texto o imagen queremos utilizar para modificar su estado actual.

• ¿Como se selecciona un texto?

Para seleccionar un texto se debe hacer "clic" con el botón izquierdo del mouse sobre el comienzo de dicho texto y luego sin soltar la tecla arrastrar el mouse de izquierda a derecha bajando hasta llegar al final del mismo. Quedando de esta manera el texto en fondo negro y letras blancas por ultimo debo soltar la tecla.

• ¿Como seleccionar un imagen?

Simplemente haciendo "clic" sobre ella.

• Numeración y Viñetas

Tanto la numeración como las viñetas son elementos que se utilizan para enumerar o listar una serie de párrafos.

• Cambiar mayúsculas y minúsculas

Se utiliza para cambiar un texto (que ya fue escrito) a mayúsculas o a minúsculas. Esto evita borrar el texto y volver a escribir correctamente.

• Ortografía y gramática

Se utiliza para activar la corrección de errores paso a paso en el caso de que no se haya activado la corrección automática (auto corrección).

El auto corrección corrige mientras se escribe el texto, subraya las palabras con posible error en color rojo o verde. Dichas palabras se pueden corregir fácilmente haciendo "clic" con el botón derecho del mouse sobre dicha palabra y seleccionando la correcta de una lista que aparece en pantalla.

• Idioma

Se utiliza para configurar el idioma del corrector ortográfico que se encarga que se encarga luego de revisar cada palabra.

• Auto ajustar

En esta opción encontramos dos posibilidades que nos permiten distribuir las filas o las columnas uniformemente. Es decir logra que varias columnas o filas seleccionadas se distancien unas de otras el mismo espacio

2.2 HOJA DE CÁLCULO (EXCEL)

Es un programa de hoja de cálculo, sirve para aplicaciones numéricas que son apropiadas para el análisis orientado a renglón y columna. Pueden desarrollarse fórmulas que trabajan con celdas en la hoja de trabajo.

•  Características que tiene Excel

- Es fácil de usar pues contiene cajas de diálogo, menús desplegables y apoyo del ratón.     -Relaciona hojas de cálculo.                                                                                                -Tiene capacidad de resolver problemas ya que provee de más de 500 funciones.                 -Soporta arreglos y tablas.                                                                                                  
-Manejo de datos creados en otro software.                                                                             -Manejo de gráficas y diagramas                                     

 -Proporciona un control de auditoria extenso, pueden nombrarse celdas o rangos de celdas; también pueden agregarse notas o mostrar atributos de celdas activas     

-Es una herramienta de administración de base de datos. Se puede trabajar con datos orientados a campos y registros, procesar preguntas de búsqueda y generar reportes.

• Elementos más importantes que tiene la hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa diseñado para manejar gran cantidad de datos numéricos con la mayor facilidad posible, pudiendo realizar cualquier tipo de operación con ellos, también recibe el nombre de hoja electrónica de trabajo y sus principales elementos son:

• Fila

Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.     

•  Titulo de la fila

Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números, que van desde el 1 hasta un número determinado.     

• Columnas            

 Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.                                

• Titulo de columnas

Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, van desde la A hasta la Z. Luego de la columna Z viene AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene BA, la BB, la BC, etc.; y así́ sucesivamente.                      

• Celda

Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29.  La celda que tengamos seleccionada con el cursor o el ratón se llama celda activa y es la que se ve resaltada en la hoja de cálculo.      

• Rango

Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números.

•  Barras de herramientas

Las barras de herramientas permiten organizar los comandos en Microsoft Excel del modo que deseemos para que puedan buscarse y utilizarse con rapidez

•       La barra de estado nos muestra información acerca de la tarea que estamos realizando o que debemos realizar.

•       La barra de fórmulas es el lugar donde debemos escribir las fórmulas (aunque también podemos ingresar textos), y la activamos o desactivamos yendo al menú́ Ver y haciendo un clic en la opción Barra de fórmulas.

• Barra de menú

 Contiene todos los comandos de la aplicación agrupados en nueve menús: ARCHIVO, EDICIÓN, VER, INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS, DATOS, VENTANA Y AYUDA (?). Además, siempre y cuando la ventana de libro de trabajo que esté activa se visualice a tamaño completo, en el extremo derecho aparecen los tres botones para la utilización de ventanas: minimizar, restaurar y cerrar.                      

• Barra de estado

Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En esta barra aparecen tres áreas diferentes:

Área modo de trabajo: que muestra una breve información del estado o modo de trabajo de la hoja (Listo, Introducir, Ejecutar, Mostrar y Calcular).                                                                                                         

 Área de auto calcular: muestra cuando se tiene seleccionada más de dos celdas,  la suma de sus valores, o el promedio, etc., según se elija entre varias.                                                                                                

Área de estado del teclado: indica si determinadas teclas están o no activadas.

• Barra de título

Contiene el icono del menú de control de la aplicación y el nombre de la aplicación (Microsoft Excel) junto al nombre del libro de trabajo (o fichero) activo. Si se acaba de abrir, aparecerá Libro 1, y este a la vez se le puede cambiar el nombre que uno desee.

Elementos

• El libro de trabajo

Es el nombre con el que Excel denomina a los archivos con los que trabaja y almacena datos. En éstos se pueden incorporar hojas de cálculo y gráficas. Cada libro está compuesto por una o varias hojas de cálculo y cada hoja a su vez está compuesta por múltiples celdas, identificando cada una de ellas con un nombre. Por principio, cada hoja del libro tiene como nombre Hoja1, Hoja2,.... nombre que puede ser cambiado por el usuario.

Excel admite los siguientes tipos de datos:

• Texto

Se considera un dato tipo texto cualquier dato que tenga un carácter o un máximo de 255 caracteres, si un número lo queremos considerar como dato tipo texto sólo hay que agregar una comilla antes de teclearlo, con los cuales no pueden hacerse operaciones. Estos datos son alineados a la izquierda.

• Números

Son todos los dígitos del 0 al 9 y caracteres especiales como ( - ), ( + ), (), ( % ), E, ( / ).

• Fecha y hora

Cualquier fecha y hora puede ser introducida directamente en el Excel y sólo se tiene que separar el día/mes/año de esta manera.

• Fórmulas

Este tipo de datos es muy importante pues son la base de las operaciones que realiza una hoja de cálculo. Es una combinación de valores, operadores, nombres de rango o referencias de celda con contenido numérico, escritos de manera lógica para que pueda generarse un resultado. Los operadores matemáticos son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) ^ (potencia), % (tanto por ciento), Números, Fechas/Horas y Fórmulas.

Operaciones con datos

• Operaciones simples

Basta con colocar el cursor en la celda donde se quiere el resultado y luego pulsar la fórmula que se requiere, dependiendo de la operación a realizar; por ejemplo:

OPERACIÓN	FORMULA
DIVISIÓN	=B2/A12
MULTIPLICACIÓN	=F12*H34
SUMA	=D45+J23
RESTA	=H23-A12

• Nombrar Celdas

Excel permite definir nombre y asignarlos a una celda o a una selección. Estos nombres de celdas o de rangos se pueden utilizar en las fórmulas. El uso de nombres en las hojas de cálculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias a celdas.

• Base de datos

 Es una colección de información ordenada que está relacionada entre sí, la cual se encuentra estructurada como una tabla, es decir se conforma por filas y columnas. Por ejemplo: una lista de empleados, de precios, directorio telefónico, nómina, etc.

El filtro nos permite seleccionar un subconjunto de datos en la lista, al usar los filtros automáticos o avanzados, es importante saber Excel muestra solo las filas que cumplen una o varias condiciones llamadas criterios.

• Creación de una base de datos (lista)

Los pasos para crear una lista son los siguientes:

1) Elegir el comando Nuevo del menú Archivo

2) Teclear los nombres de los encabezados de cada columna en el rango donde se desea colocar la base de datos, es conveniente que se usen fuentes diferentes para los encabezados

3) Introducir los registros (es decir la información que se requiere), ésta debe ser colocada inmediatamente después de los encabezados de columna y no se pueden dejar espacios en blanco.

• Ordenar la base de datos

Para ordenar una lista deben seguirse los siguientes pasos:

1) Seleccionar una celda de la lista que se quiere ordenar

2) Elegir el comando ordenar del menú datos

3) Aparece un cuadro de diálogo donde se deben indicar los criterios de ordenación

4) Especificar el primer, el segundo o el tercer criterio que se va a usar así como el tipo de ordenación es decir, si ésta es Descendente o ascendente

5) Si la primera fila contiene rótulos de columna hacer clic en la opción existen filas de encabezados

6) Hacer clic en aceptar

• Tabla dinámica

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que resume, o ejecuta una comprobación cruzada, de grandes volúmenes de datos. Podrá girar sus filas y columnas para ver diferentes resúmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes páginas, o ver en pantalla los detalles de determinadas áreas de interés.  Crear una tabla dinámica a partir de una lista o base de datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de cálculo de Microsoft Excel o de otra tabla dinámica.

Una tabla dinámica contiene campos, cada uno de los cuales resume múltiples filas de información de los datos originales. Arrastrando un botón de campo hasta otra parte de la tabla dinámica, podrá ver los datos de distintas maneras. Por ejemplo, podrá ver los nombres de los vendedores en las filas o en las columnas.

• Gráficos

Cuando se acumula mucha información en una misma planilla resulta extremadamente difícil obtener una idea clara de cómo se relacionan los datos. Las tablas de Excel son muy prácticas para operar, pero cuando se agolpan los números en la pantalla y se requiere tener una idea global de su significado, la mejor manera de presentar los datos es a través de un gráfico.

Excel contiene una gran variedad de modelos de gráficos para aplicar a nuestras creaciones: burbujas, barras, columnas, cotizaciones, superficies, etc. En total hay 14 formatos distintos y, dentro de cada uno de ellos, diferentes versiones, algunas en dos dimensiones –imágenes planas- y otras en tres.

2.3 PROGRAMA PARA DISEÑO DE PRESENTACIONES (POWER POINT)

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.

Se pueden utilizar presentaciones en la enseñanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigación, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación.

Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.

Elementos que lo integran

• Barra de titulo   

Contiene el nombre del documento sobre el que se está́ trabajando en ese momento. Cuando creamos una presentación nueva se le asigna el nombre provisional Presentación 1, hasta que la guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar. 

• Barra de acceso rápido    

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como Guardar, Deshacer o Repetir.

• Banda de opciones

Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Se encuentra: inicio, insertar, diseño, animaciones, presentación con diapositivas, revisar, vista, complementos, formato, son las pestañas que tiene este tipo de barra.

• Barra de estado

 En este encontramos el número de diapositivas que se están utilizando, las notas que podemos realizar, así mismo los comentarios, vista previa para ver las diapositivas realizadas, se encuentra el zoom, entre otras opciones más.

Funciones mas importantes

Para crear una presentación en blanco se sigue estos pasos:

1.-Despliega el Botón Office.                                                                                                                                     . 

 2.-Selecciona la opción Nuevo.                                                                                                                                                    

3.-En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz doble clic sobre Presentación en blanco o selecciónala y pulsa el botón Crear.                                                                                                                                

 4-. Tienes una diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo.

Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede necesitar nuestra presentación.

• Crear una Presentación con una Plantilla

Para crear una presentación con una plantilla se  sigue estos pasos:

1.-Despliega el Botón Office.

2.-Selecciona la opción Nuevo.

3.-En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz clic sobre la categoría Plantillas instaladas y te aparecerá́ un cuadro de diálogo, selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha te aparecerá́ una vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor. Una vez hayas encontrado la plantilla que más se adapte a tus gustos pulsa el botón Crear.

• Guardar una presentación

Es importante que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentación para que en el caso de que el sistema falle perdamos los menos cambios posibles.

• Guardar una Presentación como Página Web

Para guardar una presentación como página Web y así́ poder verla con un navegador, despliega el Botón Office y haz clic en la opción Guardar como. Y lo guardas como página web, seleccionándolas de las opciones que aparecen en guardar como.

El guardar una presentación como página Web es igual que guardarla con la opción Guardar, únicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentación.

• Vista Presentación con diapositivas

La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentación.

Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas, etc.

• Eliminar diapositivas

Selecciona las diapositivas a eliminar, si están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la última diapositiva, en cambio si no están unas al lado de otras mantén pulsada la tecla CTRL para seleccionarlas. Una vez seleccionadas puedes eliminarlas

-En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc.

PowerPoint incorpora la revisión ortográfica para corregir las faltas ortográficas que podamos cometer al escribir. Cuando escribes PowerPoint te va indicando aquellas palabras que él piensa que no están bien escritas subrayándolas con una línea roja o azul.

El funcionamiento de la numeración y las viñetas es similar a las sangrías, únicamente cambia que en las numeraciones y viñetas además de aplicar una sangría, se le añaden símbolos o números delante del párrafo.

En una diapositiva además de insertar texto, gráficos, etc. también podemos insertar tablas que nos permitirán organizar mejor la información. Las tablas se utilizan principalmente para organizar la información en columnas y filas.

Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de esquematizar gran cantidad de información. Para insertar un gráfico en una diapositiva únicamente tienes que pulsar en el botón gráfico de la pestaña Insertar. Se abrirá́ un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de gráfico que quieres mostrar, selecciona uno y pulsa Aceptar.

Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar diagramas.

• Crear un Organigrama

Para crear un organigrama tienes que seleccionar de la pestaña Insertar la opción SmartArt. Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar.

PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas o trazos, de figuras básicas o de formas predefinidas. A estas figuras, se les denomina Formas.

• Dibujar una forma

Para dibujar una forma en nuestra presentación, debemos elegir el tipo de forma, desplegando el botón Formas en la pestaña Inicio o en la pestaña Insertar:

Otro elemento muy útil a la hora de diseñar presentaciones son elementos multimedia como sonido y películas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso películas.

• Insertar sonidos en una presentación

Para insertar un sonido en una presentación despliega la pestaña Insertar y elige Sonido.

Después aparecerá́ una lista donde podrás insertar un sonido que ya tengas almacenado en tu ordenador (con la opción Sonido de archivo), o grabar tú mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un CD de audio.

En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto haciéndolas así́ más profesionales o más divertidas, además de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo

• Animar Textos y objetos

-Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación ir a la pestaña Animaciones y Personalizar animación.                                                                                                 

 -Después aparecerá́ en el panel de Personalizar animación.                                                                  

 -La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos.                                                                                                  

-Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la pestaña Animaciones y selecciona una de las opciones de Transición a esta diapositiva.                                                                            

 -Los diferentes diseños te permite seleccionar el movimiento de transición entre una diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos.

2.4 MANEJADORES DE BASES DE DATOS   (ACCESS)

Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de bases de datos.                                                                                                                    

Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla.

Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El manejo de datos incluye tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la información como los mecanismos para el manejo de la misma.

Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son:

•       Evitan la redundancia.

•       Evitan la inconsistencia.

•       Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la base de datos.

•       Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.

•       Se mantiene la integridad entre los datos

Elementos que lo integran

• Tablas

Es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Access representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo, donde las columnas son campos y las filas son registros. En una tabla, un campo es una clase de información como puede ser la edad, localidad, sexo, DNI, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento especifico.

• Formularios        

 Es el interfaz que maneja Microsoft Access para la interacción con el usuario. En un formulario se puede presentar, cambiar, eliminar e introducir la información de una o más tablas. El diseño correcto de un formulario facilita a los usuarios la interacción con el sistema de base de datos. Microsoft Access incorpora un asistente que genera automáticamente los formularios más habituales.

• Consultas

Es una solicitud de información a la base de datos.  Una consulta crea la llamada “hoja de respuestas dinámica” a partir de la información extraída de las tablas de la base de datos. En algunos tipos de consulta es posible modificar los datos como si se tratasen de tablas, pero ello no implica que la información radique en las consultas ya que el único elemento que contiene realmente la información del sistema son las tablas. En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar sólo lo que cumpla con el criterio.

• Informes

Con un informe presentamos ciertos contenidos de nuestra base de datos para ser impresos. Un informe constituye una forma de presentar los datos significativos que queramos para poder ser distribuidos.

Para concluir aprendimos que Word es uno de los procesadores más utilizados en este momento. Los procesadores de texto, permiten introducir texto, imágenes  y dibujos para que los documentos tomen una apariencia profesional. Con Word podemos elaborar desde una hoja de vida, una carta o un trabajo escrito simple, hasta trabajos complejos de texto con imágenes, cuadros y gráficos, como tesis, informes, etc.

En cambio Excel a  través de esta herramienta, se facilita mucho la realización de todo tipo de cálculos con operadores matemáticos y funciones simples.

El área de trabajo en Excel es una figura en la pantalla que, aunque se la llama hoja, se trata de una tabla con muchas filas y columnas que al cruzarse forman una gran   cantidad de celdas, de igual manera la usamos en nuestra vida diaria, para hacer registros.

Una de las mejores herramientas que nos ofrece office es sin duda Power Point, ya que al contener una gran gama de funciones nos permite realizar desde un documento, diapositivas hasta realizar animaciones de objetos y texto, controlando su duración. Existen otros programas que están diseñados para ejercer funciones más avanzadas, pero no por esto Power Point deja de ser un magnifico auxiliar para realizar nuestros trabajos ya que es una aplicación que está dirigida fundamentalmente a servir de apoyo en presentaciones o exposiciones de los más diversos temas, proyectando una serie de diapositivas a través del ordenador. Una vez diseñada una pantalla se puede convertir ésta en una diapositiva o transparencia física para reproducirla en un proyector tradicional, o visionarla en el ordenador.

Microsoft Access es una herramienta de fácil  manejo para la manipulación y creación de base de datos ajustadas a microempresas, se encuentra incluida dentro del paquete de Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier persona sin mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizarla con el fin de crear una simple plantilla o dos tablas relacionadas.  

Es importante mencionar que todos los programas presentados en esta unidad, nos sirve como estudiantes de mucha ayuda y como apoyo para las actividades que queramos utilizar en cualquier momento.

BIBLIOGRAFÍA

http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-Office-Excel-2010.pdf

http://publiespe.espe.edu.ec/librosvirtuales/informatica-basica/informatica-basica/informatica-basica03.pdf

http://www.colmich.edu.mx/computo/files/powerPoint_2007.pdf

http://www.lalila.org/tutoriales/tutorial_Access97.pdf

http://www.uclm.es/profesoradO/raulmmartin/Ofimatica/powerpoint.pdf